Hur definierar man sin strategi? Många upplever att de lägger mycket tid på att utveckla strategier som aldrig omsätts i praktiken.
Key Performance Indicators (KPI:er) är ett mått som används för att utvärdera måluppfyllelse. KPI:erna hjälper oss att säkerställa att den uppsatta strategin uppnås. För att operationalisera strategin måste man därför sätta KPI:er som faktiskt fungerar.
Här är 10 enkla tips för att utveckla nyckeltal som fungerar:
1. Börja med strategin
Utan god kunskap om vad verksamheten eller organisationen vill uppnå hamnar man ofta på väldigt många KPI:er. En kort strategidefinition gör det lättare att definiera mål och hur dessa kan uppnås.
2. Ta reda på vilka frågor du vill ha svar på
Om strategin är att öka marginalerna kanske en relevant fråga skulle vara ”På vilka produkter eller tjänster drar vi mest kostnader i förhållande till de genererade intäkterna?”
Dessa frågor används vidare för att säkerställa att KPI:erna du skapar är baserade på en faktisk fråga.
3. Undersök databehovet
För var och en av frågorna, skriv lite om vilken data du behöver. Här är det viktigt att inte tänka på vilken data som finns tillgänglig, utan hur den skulle vara i en perfekt värld.
4. Kontrollera vilka data som redan finns
Gör en GAP-analys. Kontrollera om andra i organisationen har tillgång till saknad data och relevant information.
5. Hitta relaterad data
Du ska ha få KPI:er, men du kan ha många nyckeltal och kvalitativa bedömningar. Gör en lista över all information som behövs för varje period för att säkerställa bra nyckeltal. Det kan vara likviditet, tidsserier, undersökningar, kundfakturor siffror från molnlösningar, kassaflödesanalys, status i projekt och marknadsdata.
6. Hitta bästa möjliga mätmetod och frekvens
Hur man räknar och hur ofta, måste baseras på när och hur ofta KPI:n behövs. I verktyget du använder för strategiimplementering bör det finnas gott om utrymme för att beskriva HUR man räknar. Vad ska inte ingå och vad är 1 (en) enhet.
7. Ge ansvar
Den som ansvarar för en KPI:n kan vara en annan än den som är ansvarig för att samla in data för den. Det bör därför vara möjligt att inrätta en person med avvikelseansvar och en annan med rapporteringsansvar.
8. Säkerställa förankring både i ledningen och bland anställda
Det är viktigt att alla förstår vad de vill uppnå. KPI:er bör vara en del av alla beslut i organisationen. KPI:er bör också vara sådana att de ger medarbetarna en bättre förståelse för hur deras bidrag påverkar måluppfyllelsen.
Om du bara beordrar de anställda att börja samla in mycket data utan att de förstår varför, kommer du att få en mindre entusiastisk och motiverad arbetsstyrka.
En lösning för strategiimplementering som alla har tillgång till är en bra början.
KPI:er ska inte kännas personliga eller övervakande – man ska beskriva varför man mäter och vad mätningarna ska användas till.
9. Ta reda på hur KPI:er ska kommuniceras
Långa rapporter med tabeller och information är inte tillräckligt bra. Viktig information får inte döljas. För att KPI:erna ska ge värde i form av användbar information måste de kommuniceras och förankras i verksamheten.
KPI:er bör presenteras som enkla visualiseringar med detaljerade alternativ som visar målsiffror, faktiska tal och trender. Det bör finnas möjligheter att kommentera avvikelser direkt i systemet, så att förklaringar till avvikelser inte finns kvar i mejl. Förklaringar av avvikelser kommer att vara användbara för framtida analys.
10. Granska dina KPI:er
Varje år bör du kontinuerligt granska dina KPI:er för att säkerställa att de faktiskt har en positiv inverkan på din strategi. Om KPI:n inte längre är användbar blir det bara oordning. Du måste därför bedöma värdet av KPI:erna kontinuerligt.
