Vad är Microsoft Copilot och hur skiljer den sig från andra AI-verktyg?
“Microsoft Copilot är ett väldigt spännande verktyg som fått en enorm genomslagskraft inom ett flertal organisationer. Det som skiljer Copilot åt från många andra AI-lösningar, är att den primärt är utvecklad att samverka med de olika applikationerna inom Microsoft-plattformen, såsom Outlook, Teams, Word, Excel, osv. Genom att implementera Copilot kan man då också få väldigt mycket stöd i arbetet med dessa verktyg, då den bygger sin information och sina svar baserat på det du har access till via företagets Microsoft-licens.”
Vilka huvudfunktioner erbjuder Microsoft Copilot sina användare?
“Copilot är ju en väldigt bra assistent när du jobbar med dom olika applikationerna inom Microsoft-plattformen. Du kan exempelvis markera ett textstycke i Word och be Copilot summera de viktigaste punkterna, eller skapa en tabell utifrån en viss text, som gör att du kan få hjälp att skapa bättre struktur i dina dokument. Använder du mycket mejl så kan du exempelvis be Copilot summera de viktigaste mejlen som kommit in den senaste veckan, se över om du har några specifika actions som du behöver agera på och även få dessa spaltade i en viss prioritetsordning. Det finns även specialiserade Copilots för vissa ämnesområden, som exempelvis Copilot for finance, som är utvecklad att förenkla ännu mer för finansfunktionen på ett bolag.”
Vilka utmaningar möter organisationer oftast vid implementering av Microsoft Copilot?
“Dom största utmaningarna bland organisationer är egentligen inte kopplade till Copilot, då det endast är en av alla AI-lösningar som finns att välja bland. Oftast handlar den största utmaningen om att internt komma fram till hur man ska hanterar AI generellt. Dom flesta organisationer vet redan att de bör tillgodose sig någon lösning inom AI-området, men man vet inte riktigt hur. Det som då ofta händer är att medarbetarna tar egna initiativ och börjar använda sig av AI-lösningar, utan att det finns en tydlig riktlinje från företaget som informerar om vad man får använda och vad man inte får använda. Så oavsett lösning skulle jag säga att den vanligaste utmaningen är att lista ut: var ska vi använda AI inom våra processer, hur ska vi göra det, vad ska vi tillåta och vad ska vi inte tillåta."
Hur bör man tänka som företag när det kommer till vad som bör tillåtas och inte, kring AI?
“Som företag bör du i första hand tänka igenom inom vilka områden som AI ger mest nytta. Dvs inom vilka funktioner och processer finns det goda möjligheter att effektivisera, samtidigt som de utgör en låg risk utifrån ett säkerhetsperspektiv. Man behöver säkerställa balansen mellan informationssäkerhet och effektivitet inom verksamheten helt enkelt."
AI för folket: Microsoft Copilot
Denna artikel avser en summering av podden "AI för folket", där Magnus i avsnittet om Copilot berättar mer om hur Microsofts AI-verktyg fungerar och vad som är bra att tänka på innan man inför den i sin organisation.
Kan man välja vilken information Copilot ska få tillgång till?
“Hela grundtekniken baseras till stor del av behörighetsstrukturen som du har i din befintliga Microsoftmiljö. Här är det också viktigt att säkerställa att alla användare har rätt behörighetsstruktur uppsatt. Det är också tyvärr en brist bland många organisationer som blir extra tydlig när man inför Copilot, därav viktigt att ha med detta i införandeprocessen innan man sätter igång. Men det har kommit flera nya automatiserade verktyg som man kan använda som hjälp för att få bättre kontroll över vad medarbetarna har access till.”
Hur hanterar Copilot dataskydd och användarnas integritet, med tanke på GDPR?
“Något förenklat kan man förklara det med att Copilot hanterar sin data på samma sätt som de övriga Microsoft 365-applikationerna hanterar sin data. Vilket innebär att är man en företagsanvändare och befinner sig i Europa, så efterlevs den europeiska dataskyddsförordningen. Ur ett användarperspektiv sparas de frågorna du ställer till Copilot och de svar som genereras, ungefär som i en Teams-chatt. Det finns också olika typer av inställningar man kan göra som administratör i Copilot, där man kan sätta upp regler för exempelvis hur länge informationen ska sparas. Men till skillnad från exempelvis ChatGPT eller annan typ av publik generativ AI, så kommer informationen du matar in i Copilot aldrig att bli tillgänglig för externa parter.
Det man ska hålla lite extra koll på, är om man utöver basfunktionaliteten även använder sig av plug-ins som hämtar data från andra källor. Då får man säkerställa att det överensstämmer med de reglerna man satt upp inom organisationen.”
Hur tror du att generativ AI kommer att påverka vår arbetsvardag på sikt?
“Jag skulle säga att det kommer påverka vår vardag i ganska stor omfattning. Sen är frågan om hur lång tid det tar. AI-området är ju inte nytt utan började utvecklas redan på 60-talet, däremot har det hänt väldigt mycket på kort tid under de senaste åren. Det är ett område som kommer att ha stor påverkan på många organisationer, det gäller nog bara att komma fram till hur man ska använda det på bästa sätt och inom vilka processer.”
Vad kostar det att använda Microsoft Copilot?
“Microsoft Copilot kostar 30 dollar i månaden, per användare. Oftast brukar man börja med att införa en pilotgrupp inom organisationen, som börjar med användningen av verktyget och som i sin tur utvärderar lösningen innan man skalar upp användningen inom organisationen.”
Varför finns inte Microsoft Copilot på svenska ännu?
“Det har med att göra att när man utvecklar nya produkter och tjänster så brukar man vanligtvis vilja bygga dom i mindre omfattning, för att sedan testa att det fungerar som det ska innan man skalar upp lösningen. Att skapa språkstöd för engelska eller andra använda språk möjliggör en snabbare tillväxt så därav skulle jag tro att svenska inte varit lika prioriterat utifrån ett affärsperspektiv. Men det ligger i pipen och det ska förhoppningsvis släppas en version på svenska innan sommaren, troligtvis ännu tidigare.”
Är ni redo för införandet av Microsoft Copilot?
Vi förstår att det kan vara en utmaning att ha koll på strukturer, processer, säkerhet och konfigurationer, samt att införandet av nya verktyg kan kännas överväldigande.
Inom twoday är vi över 1000 Microsoft-experter med stor erfarenhet av att implementera tekniska lösningar för att säkerställa god säkerhet och intern kontroll.
Vi hjälper till med allt från att tillhandahålla licenser och optimering av processer, till att bistå med rådgivning och support för att ni enklare ska kunna nyttja Microsoft-plattformen till sin fulla potential.
Läs mer om hur ni kan effektivisera er arbetsplats med Microsoft här.