Manuell dokumenthantering innebär utmaningar för många organisationer. Det blir svårare att hålla koll på sina avtal och vilken version som är aktuell när det är dags att omförhandla. Och det kan lätt resultera i att detaljer som villkor och utgångsdatum glöms bort, eller i värsta fall att avtal försvinner. Det kan också skapa problem och otydlighet kring versionshantering och behörighet. Detta är något som en digital lösning kan hjälpa till att hantera.
En digital avtalshantering hjälper företag att få en bättre struktur över sina avtal och med en kraftfull sökfunktion med möjlighet till filtrering är det lätt att hitta rätt avtal, oavsett var man befinner sig och vilken enhet man använder sig av. Funktionalitet för versionshistorik möjliggör spårbarhet av ändringar i avtalen och behörighetsstyrning ser till att känsliga uppgifter inte nås av obehöriga. Att lagra sina avtal digitalt är också det enklaste sättet för att säkerställa att man har en bra regelefterlevnad vid arkivering. Ett modernt och användarvänligt system är därmed både mer tidseffektivt, kostnadseffektivt och säkert.
Fem fördelar med digital avtalshantering
-
Tydlig översikt och enkel sortering
Sortering av avtal baserat på status och prioritet, samt en användaranpassad vy gör det enkelt att hitta rätt avtal för rätt användare. -
Åtkomst från alla enheter
En lösning med full mobilitet gör det möjligt att hantera dina avtal oavsett var du befinner dig. -
Automatiska påminnelser
Med påminnelser via e-post är det enkelt att hålla koll på avtalen når förfallodatum eller behöver omförhandlas. -
Elektroniska underskrifter
Signera avtal på ett enkelt sätt via smartphone, surfplatta eller dator, och slipp onödigt långa ledtider. -
Behörighetsstyrning
Möjlighet att enkelt styra vem som äger avtalet och vilka som har möjlighet att redigera och läsa.
Vilken digital lösning passar bäst?
När man jämför olika digitala lösningar så är det viktigt att se över vilka funktioner som ingår för att skapa, granska och dela avtal under hela avtalsprocessen. En digital avtalshantering som är anpassad efter företagets specifika önskemål är både en långsiktig och trygg lösning. Då kan man exempelvis även lägga till funktioner för att scanna avtal, automatisk registrering av avtal eller elektroniska underskrifter.
Om din organisation idag använder sig av Microsoft 365 så kan en avtalslösning baserad på SharePoint vara rätt val. Det är både enkelt att ansluta till nuvarande intranät, Teams och skapar en sömnlös integration för verksamheten. Avtalen lagras hos er med högsta säkerhet, sökbarhet, påminnelser och ett snyggt gränssnitt.
Få alla avtal på en och samma plats
twoday erbjuder en enkel tjänst för att organisera och hantera olika typer av avtal såsom kundavtal, ramavtal eller leverantörsavtal. Då systemet är byggt i SharePoint kan man enkelt anpassa systemet efter kundens önskemål. Man kan till exempel lägga till funktioner för att scanna avtal, automatisk registrering av avtal eller elektroniska underskrifter.
Avtalsmodulen finns som molnlösning i Microsoft 365 men kan även installeras i en lokal SharePoint-miljö. Plattformen stödjer full mobilitet för åtkomst och arbete utanför kontoret och från mobila enheter.
Läs mer om avtalshantering i Sharepoint här.