Att hålla den fysiska arbetsplatsen i ordning hjälper oss att bli mindre distraherade och mer produktiva. Men det som ofta glöms bort är ordningen på den digitala arbetsplatsen.
Idag sker kommunikationen på arbetsplatsen mestadels digitalt och de flesta av oss lägger också en stor del av arbetstiden på att leta efter information vi redan fått. En anledning är att vi har tillgång till ett flertal olika system och därför behöver söka efter information på många olika platser – något som kan skapa en digital röra och drabba produktiviteten negativt för både medarbetare och företag.
Hur många system använder du och dina kollegor dagligen?
E-post, chatt, CRM, dokumenthantering, HR-system, tidrapportering, intranät... listan kan göras lång. Och vart var det nu jag fick information kring julfesten? Var det i Teams, på intranätet eller fick jag det kanske på mejlen?
Att hitta specifik information när man jobbar i många olika system kan vara tidskrävande, då alla system ligger som spridda öar med en separat sökmotor för varje system.
I några fall har vi dock kommit lite längre kring hittbarheten. En av de vanligaste integrationerna idag är att integrera intranätet med dokumenthanteringssystemet och i vissa fall med en extern mediabank. Det är även vanligt att integrera system för fakturahantering med system för tidrapportering.
Båda dessa integrationer underlättar för medarbetare att hitta information genom att minska antal sökmotorer. Men ska vi däremot leta fram ett gammal mejl i Outlook så behöver vi fortfarande söka vidare i vår Microsoftmiljö. Genom att dra nytta av smarta lösningar för hittbarhet kan man i många fall minska söktiden avsevärt. Så vad är lösningen?
Hitta det du söker, med en enkel sökning
Multisök är en ny, smart söklösning som kan integreras med ditt Optimizely-intranät och gör det möjligt att snabbt och enkelt hitta specifik information, med en enkel sökning för alla dina olika system. För bara några år sedan var detta en lösning som var både svår och dyr att genomföra. Så vad är det för teknik som gör detta möjligt idag?
Multisök fungerar precis som en traditionell sökfunktion, men istället för att samla allt sökindex i systemet så används en kommunikationsmodul som pratar direkt med respektive system. Resultatet är en snabb och effektiv söklösning som inte kräver stor mängd datakraft, då ingen information indexeras i realtid, och är ett fördelaktigt alternativ för verksamheter som jobbar i många olika system.
- Enkelt och användarvänligt gränssnitt
- Detaljerat sökresultat från flera olika system
- Möjlighet att välja vilka system som ska sökresultatet ska hämtas ifrån
- Möjlighet att anpassa layout för sökresultat
Hur fungerar Multisök i praktiken?
Multisök anpassas efter hur ni vill bygga systemet. Dvs ni väljer själva vilka system som ska integreras i söklösningen. Förslagsvis så börja ni med att integrera de viktigaste eller mest använda systemen, såsom ex. dokument- och ärendehanteringssystem, för att sedan addera fler system allt eftersom att behovet ökar.
En förutsättning för optimal leverans är att det finns ett bra API, dvs ett protokoll som möjliggör kommunikation mellan olika program, system och applikationer. Det fungerar som en bro som tillåter dem att prata med varandra på ett strukturerat sätt.
Ett grundkrav är också att systemet vet om vilka ni är. Medarbetaren behöver därför vara inloggad på intranätet för att kunna utföra en sökning i systemet. På så sätt kan söklösningen filtrera sökresultaten beroende på anställd, avdelning och rättigheter och presentera de resultaten som är relevanta för den som söker.
I exemplet nedan så har vi integrerat ett flertal olika system på vårat eget intranät, däribland; OneDrive, Slack, Jira, Teams, Outlook, SharePoint och Severa. Med en enkel sökning presenteras resultat från alla dessa system, på ett användarvänligt sätt. Även layouten på sökresultatet går att anpassa fritt. Skulle ni exempelvis välja att inte presentera resultat från mejlen eller inte använda flera kolumner, så är det helt valfritt och enkelt att justera.
När man sedan klickar på ett av sökresultaten, så öppnas automatiskt det systemet som sökresultatet hämtat informationen ifrån. Klickar jag till exempel på ett sökresultat från Slack där jag haft en konversation kring det sökordet, så öppnas Slack med just den konversationen.
Låt intranätet bli utgångspunkten i ert digitala arbete
Smarta intranät konkurrerar inte med andra system och tjänster, utan samverkan är A och O. Den hybrida arbetsplatsen är här för att stanna och för att skapa den bästa möjliga användarupplevelsen av IT-vardagen behövs en lösning som skapar en överblick och åtkomst till system och information, var du än befinner dig.
Vi på twoday är experter på att bygga smarta intranät som förenklar arbetsdagen och gör skillnad.
Läs mer om våra lösningar för Smarta intranät här.
