Under de senaste åren har vår arbetsbelastning ökat stadigt. Enligt Microsoft spenderar användare av plattformen en vanlig arbetsdag med att göra ungefär 20 olika sökningar för att hitta specifika dokument eller projekt. Samtidigt tar en vanlig användare emot cirka 250 e-postmeddelanden och skickar/tar emot nästan 150 Teams-meddelanden. Globalt sett deltar Teams-användare nu i tre gånger fler möten varje vecka än de gjorde år 2020, och de använder i genomsnitt upp till 11 appar dagligen för att utföra sina arbetsuppgifter. Så hur gör vi för att bäst hantera denna ökande arbetsbelastning på ett effektivt sätt?
Ökad produktivitet och effektivitet med artificiell intelligens
Den 1 november lanserades Microsoft 365 Copilot för företagskunder. Ett AI-baserat verktyg utvecklat för att öka produktiviteten, höja kompentensen och öppna upp för mer kreativt arbete i din Microsoftmiljö.
Med Copilot får företag en värdefull resurs för att arbeta effektivare inom Microsoft-plattformen. Verktyget integreras sömlöst i alla applikationer inom Microsoft 365, inklusive de traditionella applikationerna såsom Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Outlook och Teams:
- Teams
I Teams kan Copilot bidra med att föreslå svar, frågor, kommentarer och återkoppling kring dina konversationer. Den möjliggör också automatiskt genererade anteckningar från dina Teams-möten. - Outlook
Med Copilot kommer Outlook att bli en smartare e-postklient. Copilot kan föreslå möten, skicka påminnelser och bekräfta avtal baserat på innehållet i e-postmeddelandena. Du kan också få förbättringsförslag för de e-postmeddelanden du skriver för att på bästa sätt få fram ditt budskap. - Word
Copilot kan också vara behjälplig med att skriva rapporter, artiklar och andra dokument genom att föreslå rubriker, stycken och tabeller baserat på det du skriver. Det är också möjligt att tillhandahålla Copilot med specifika direktiv kring exempelvis textens tonalitet, på samma sätt som vid användning av ChatGPT. - PowerPoint
Copilot kan automatiskt skapa PowerPoint-presentationer baserat på befintliga Word-dokument. Den kan också föreslå hur du ska bygga upp presentationen när det gäller design, layout och animationer. Med hjälp av den inbyggda bildgenereringstjänsten kan den även hjälpa till att hitta lämpliga illustrationer och bilder för dina presentationer.
Får Copilot automatisk tillgång till all data?
Språkmodellen som används för att driva Copilot kommer inte automatiskt att tränas på din organisations data. Istället kommer tjänsten automatiskt att ärva riktlinjer för säkerhet, överensstämmelse och integritet som anges i er Microsoft 365-konfiguration.
För att Copilot ska fungera optimalt är det av största vikt att din data är korrekt och aktuell. Därför är det nödvändigt att implementera en datakvalitetsstrategi och regelbundet uppdatera och rensa data för att säkerställa dess relevans och korrekthet. För att Copilots semantiska index ska kunna identifiera och hämta rätt information kopplad till en specifik kontext, krävs också en enhetlig strategi för namnstandardisering. Ett tydligt exempel på detta är hur projekt benämns inom organisationen; det måste vara klart definierat vilken information som är kopplad till varje projekt för att Copilot ska kunna effektivt hitta och använda den.
Viktigt att notera är att Copilot inte fungerar förrän verksamheten aktivt slår på funktionen. Därför rekommenderar vi att man noggrant förbereder sig genom anpassning av arbetsflöden och utbildning med medarbetare, innan införande.
Microsoft Copilot – ett smart verktyg för ökad produktivitet
Microsoft Copilot har potentialen att förändra hur företag hanterar information, kommunicerar och samarbetar. Något som kan öka produktiviteten, förbättra beslutsfattande och ge en mer användarvänlig arbetsmiljö.
- Minskad belastning på anställda
Genom att hantera uppgifter som sökningar, informationsåtervinning och dokumenthantering kan Copilot minska den mentala och administrativa belastningen på anställda. - Bättre samarbete
Copilot är integrerat med Microsoft Teams och andra samarbetsverktyg, vilket kan öka samarbetet och möjliggöra smidigare kunskapsdelning inom organisationen. - Effektivare arbetsflöden
Microsoft Copilot kan automatisera många upprepade och tidskrävande uppgifter, vilket frigör tid och resurser för medarbetarna. Något som kan leda till snabbare och effektivare arbetsflöden. - Bättre beslutsfattande
Copilot har potentialen att förse användare med snabb och exakt information när de behöver det. Det kan hjälpa företag att fatta bättre beslut genom att tillhandahålla insikter och data som stödjer beslutsprocessen. - Bättre efterlevnad och säkerhet
Genom att följa organisationens riktlinjer för säkerhet och överensstämmelse kan Copilot bidra till att upprätthålla höga standarder för datahantering och säkerhet.
Är er verksamhet redo för införandet av Microsoft 365 Copilot?
Vi förstår att det kan vara en utmaning att ha koll på strukturer, processer, säkerhet och konfigurationer, samt att införandet av nya verktyg kan kännas överväldigande.
Som Microsoft-partner stöttar vi våra kunders utveckling inom Microsoft 365, från att tillhandahålla licenser och bistå med användarsupport till att säkerställa att plattformen nyttjas på bästa sätt.
Inom twoday är vi över 1000 Microsoftexperter med stor erfarenhet av att implementera tekniska lösningar för att säkerställa god säkerhet och intern kontroll.
Vi hjälper dig gärna med implementeringen av Microsoft 365 Copilot och erbjuder allt från licenser och optimering av processer till analys, rådgivning och support för att du ska kunna nyttja Microsoft-plattformen till sin fulla potential.
Vill du veta mer?
Läs mer om vad Modern Work innebär och få insikt i hur ni enklare kan hantera och administrera Microsoft 365 för att nyttja applikationerna till sin fulla potential här: