Det traditionella intranätet har tidigare främst använts som en samlingsplats för information, där medarbetare kan ta del av nyheter, artiklar, processbeskrivningar, dokument, kalendarium, osv. Allt eftersom har det även tillkommit egenutvecklad funktionalitet/applikationer på intranätet. Dessa kan exempelvis innefatta samarbetsytor, projektrum, sökbart medarbetarregister, organisationsschema, osv.
Traditionella intranät har fått konkurrens av andra informationskanaler och behovet av mer moderna intranätlösningar har tagit fart. Nedan listar vi fyra trender som talar för att det traditionella intranätet spelat ut sin roll i dagens digitala landskap.
1. Smart funktionalitet ökar i efterfrågan
Utvecklingen av tjänster med smart funktionalitet ökar explosionsartat. Vi ser allt fler intranät som samverkar med applikationer och tjänster för samarbete och kommunikation; som Teams, Trello, Slack, diverse lösningar för formulär, medarbetarregister och organisationsschema via AD:t. Dessa tjänster har i många fall även konkurrerat ut egenutvecklade lösningarna.
Därtill har bland annat Microsoft och Google utvecklat egna lösningar som motsvarar traditionell intranätfunktionalitet, och vissa fall är funktionaliteten bättre.
2. Integration tar över applikation
Den egenutvecklade, applikationsliknande funktionaliteten minskar stadigt på intranäten och istället är det integration med andra system och tjänster som blir allt viktigare. De vanligaste integrationerna som vi ser är:
- Färre inloggningar med Single Sign on.
- Presentation och sök av dokument från dokumenthanteringssystem.
- Visning av nyckeltal från BI-system som t.ex. Qlik.
- Utökade sökmöjligheter i flera källor.
- Visning av diskussionstråd från extern kommunikationskanal.
3. Allt fler kommunikationskanaler tillkommer
Det är inte längre givet vilken kommunikationskanal som skall användas till vad, och idag är det inte ovanligt att vi använder oss av både intranät, Slack, Teams, ledningssystem, e-post, osv. För användaren blir det då också allt svårare att hålla reda på i vilken kanal som vilken information finns, även sökbarheten har blivit mer komplicerad. En annan konsekvens med att inte ha en primär kommunikationskanal är att det blir svårare att påverka och förstärka värderingar, och därmed även organisationskulturen.
4. IT-vardagen blir allt mer komplex
Medan utvecklingen av det digitala landskapet på arbetsplatsen blir allt mer komplex innebär det även att användarens möjlighet till en överskådlig vy har försämrats. Det är många system att hålla koll på och utöver det skickas mängder av automatiska notiser ut från diverse system till mejlen; tidrapportering, godkännande av fakturor och dokument, ärenden att hantera, rapporter att uppdatera, osv.
Parallellt med en komplexare IT-vardag så har pandemin tydliggjort att vi behöver åtkomst till våra system oavsett var vi jobbar ifrån, eller vilken enhet vi använder oss av.
Kraven på en mer användarvänlig och lätthanterlig IT-miljö i sin arbetsvardag är därmed högre än någonsin medan frustrerade frågor från medarbetare hopar sig:
- Ska man verkligen behöva söka efter information i flera olika system?
- Varför måste jag logga in i så många olika system?
- Varför finns det ingen enhetlig användarupplevelse – som i mobilen?
- Jag blir spammad med notiser i mejlen – går det inte att samla dessa någonstans?
- Jag upplever ett överflöd av information. Kan man förbättra personaliseringen så att jag bara ser det som är intressant för mig?
Smarta intranät – nyckeln till en effektivare och mer sammanhållen digital arbetsplats
För att skapa en gemensam användarupplevelse behövs en lösning som skapar en bra överblickbarhet med enkel åtkomst till system och information. Man skulle kunna se andra system som en flora av tjänster som innehåller information som användaren behöver.
Vi på twoday anser att intranätet är den självklara plattformen för att samla information och funktionalitet från det traditionella intranätet, samtidigt som personaliserad information från andra system presenteras för användaren.
Smarta intranät konkurrerar alltså inte med andra system och tjänster – utan samverkan är A och O!
Vill du veta mer?
Denna trendspaning är framtagen av Pierre Vindemyr, försäljare av Smarta intranät på twoday. Kontakta gärna Pierre om du har frågor eller funderingar kring smarta intranät på:
pierre.vindemyr@twoday.com eller via telefon: 070 686 11 34
twoday erbjuder kundanpassade intranätlösningar, intranätpaketeringar och förvaltning med Optimizely och Microsoft 365. Läs mer om våra lösningar för Smarta intranät här.