Alla företag av en viss storlek behöver IT-system för att stödja verksamheten
Mycket pengar läggs på system för att samla in data, automatisera arbetsprocesser och dokumentera bolaget lagenligt. Exempel på system är finansiella system, redovisnings- och lönesystem, logistiksystem, inköpssystem, CRM-system samt säljstöd.
Frågan är om samma mängd resurser används för att få ut data igen? System som hjälper dig att bli bättre, snabbare och driva billigare, samt planera och följa upp åtgärder?
Det här är frågorna som dina BI-system bör svara på:
- Hur går det egentligen med vår verksamhet?
- Vilka är våra mest lönsamma kunder?
- Vilka produkter är på väg ut?
- Har vi likviditet att växa i sommar?
Alla ERP-system innehåller enkla rapporter för att försöka tillgodose detta behov. Problemet är att de bara ger insikt i ett system, eller ännu värre, endast en modul i systemet. Detta kallas informationssilo. Dessa rapporter tenderar att se bakåt, det vill säga vad som har hänt, medan BI-systemet kommer att tillhandahålla trendanalyser, framtidsutsikter och prognoser så att vi kan agera i tid.
Nästan utan undantag kommer en affärsprocess att omfatta flera system eller moduler.
BI-system är i sig fristående från silon, men integrerade med dem, så att du får insikt över informationskällor. Flera av systemen innehåller kundinformation, produktinformation, information om organisationen etc. Således kan BI-systemet också sammanställa och hantera dessa data tillsammans som masterdata.
En annan faktor är att stora rapporter eller analyser är svåra att köra direkt i ERP-systemen. De belastar systemet och gör det långsamt. Detta beror på hur informationen är organiserad (transaktionsfokus). Genom att ha ett BI-system som återspeglar data i ERP-systemet befrias systemen från all analys så att de är tillgängliga för användarna. Dålig prestanda i ERP-system kostar ofta mycket i produktivitet och hög arbetsbelastning.