Tilläggstjänster till Ciceron Dokument- & ärendehantering

Med Tilläggstjänster till Ciceron Dokument- & ärendehantering kan ni enkelt anpassa lösningen efter behoven i er verksamhet.

Ciceron Addins

Hantera allmänna handlingar direkt i Microsoft Office.

Gör organisationens allmänna handlingar till en naturlig del av allas skrivbord. Många allmänna handlingar skickas och tas emot i form av e-post. Beslutsunderlag och andra dokument produceras i Microsoft Office och behöver på ett enkelt sätt överföras till Ciceron.

Med Ciceron Addins kan du enkelt från Outlook diarieföra en eller flera handlingar direkt när aktuellt e-postmeddelande tas emot eller skickas. Du kan redigera eller läsa dokument i Word, Excel eller Powerpoint samtidigt som du låter Ciceron ta hand om versionshantering och behörigheter.

Ciceron Addins kopplar samman kontorsprogram med systemet för hantering av allmänna handlingar och låter användaren själv välja vilket gränssnitt användaren ska jobba i.

Komponenter i Ciceron Addins: Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel och Microsoft Powerpoint.



Fördelar

  • Spara handlingar från mail direkt i Ciceron
  • Versionshantering
  • Mina dokument nås direkt i Office
  • Sök dokument direkt i Office
  • Mallhantering
  • Skapa protokollsutdrag
  • Publicera dokument

Ciceron Anslagstavla

Dela information på myndighetens digitala anslagstavla - direkt ifrån Ciceron Dokument och Ärende.

Istället för en manuell hantering med sax och häftstift ska alla kommuner enligt 2018 års kommunallag ha en officiell digital anslagstavla på sin webbplats.

twodays lösning för att publicera information om möten, protokoll och beslut är effektiv. Nämndsekreterare kan publicera direkt och behöver inte anlita särskilda administratörer. När informationen inte längre är aktuell försvinner den automatiskt.

Anslagstavlan visar fullmäktiges och nämnders aktuella dagordningar, protokoll och beslut, men även annan information som kommunen vill anslå. Det framgår också hur man överklagar beslut. twodays lösning ger även möjlighet att kunna länka till filer och webbsidor med t ex detaljplaner.

Gränssnittet är stilrent, användarvänligt och har responsiv design. Den kan anpassas till kommunens grafiska profil.



Fördelar

  • Publicera direkt från Dokument och Ärende
  • Automatisk rensning av inaktuell information
  • Enkel och effektiv hantering för användare som administrerar möten
  • Följer lagar och regler
  • Visas i organisationens färg och form

 

Ciceron Assistent

Förverkliga det digitala mötet.

Digitalisera hela mötesprocessen med Ciceron Assistent och få tillgång till alla möteshandlingar i din mobila enhet eller på datorn.

Med hjälp av Ciceron Assistent är det enkelt att planera, genomföra och följa upp ett möte. Mötet planeras i Ciceron Dokument och Ärende, och som beslutsfattare får du en notifiering via mail när mötet görs tillgängligt för dig. 

Du får en tydlig överblick av de möten du är kallad till i Ciceron Assistent. Här finner du all information, underlag och protokoll för respektive möte. Du kan dessutom föra anteckningar som antingen är privata eller delas med andra kollegor, skicka meddelande till en eller flera personer och bevaka intresseområden utifrån sökord.

Ciceron Assistent fungerar lika bra på dator som på läsplatta eller mobil. 



Fördelar

  • Papperslösa möten

  • Enkel tillgång till mötesdokument

  • Aktuell information överallt

  • Samverkan med andra

  • Responsiv design

 

Digital signering för Ciceron Assistent

En hållbar och rättssäker digital signering för beslutsfattare

Behöver din organisation genomföra digitala möten i större utsträckning än vanligt? Kan ett protokoll från ett arbetsutskott, en nämnd eller styrelse eller i fullmäktige signeras digitalt?

Med digital signering i Ciceron Assistent blir det möjligt för beslutsfattare att signera protokollet hemma. En sekreterare kan styra hela signeringsprocessen till rätt målgrupp säkert och helt digitalt.

Digital signering för Ciceron Assistent följer de tekniska ramverk för säker signering från DIGG, Digitaliseringsmyndigheten, och går att använda både inne i ett eller flera system eller vara helt fristående.

Vår lösning ser till att dokumentet signeras av berörda parter och att signaturen är rättssäker och hållbar över tid. Papper och penna behövs inte längre.




Fördelar

  • Enkel att använda hemma
  • Samma dokument signeras av både ordföranden och justerare
  • Följer tekniska ramverk för säker signering från DIGG
  • Miljövänlig
  • Hållbar över tid

 

Ciceron Avställning

Överföring av information till e-arkiv enligt Riksarkivets föreskrifter.

Överföring från ett verksamhetssystem till ett e-arkiv är ofta den mest kostsamma delen vid införande av e-arkivering. Ciceron Avställning paketerar information i Ciceron enligt FGS för Ärendehantering som är Riksarkivets specifikation för ärendehanteringssystem.

Välj själv vilka fält som ska följa med i överföringen och hur de ska bli återsökningsbara i e-arkivet.



Fördelar

  • Enkel utsökning
  • Utsökning via regelverk
  • Nationell standard vid paketering
  • Säker hantering av restriktioner
  • Funktionalitet för att upprepa överföring
  • Ta bort information när överföring lyckats

 

Ciceron Bevaka

Effektiv ärendehantering med automatisk bevakning.

I en organisation skapas en stor mängd ärenden och detta görs oftast av en central del i organisation. Det kan då vara svårt att följa upp och säkerställa att inget ärende blir “liggande”.  

Låt Ciceron Bevaka hjälpa er organisation att på ett säkert och enkelt sätt tala om för er när ett ärende behöver prioriteras eller när ett avtal är på väg att gå ut.

Med hjälp av Ciceron Bevaka kan en  bevakning sättas på varje ärende, handling och uppgift i diariet. När bevakningsdatum infaller, påminner systemet automatiskt berörd handläggare med en e-postnotifiering. 



Fördelar

  • Automatisk påminnelse via e-post eller SMS
  • Ökad kontroll av organisationens information
  • Effektiv ärendehantering

 

Ciceron Gallring

Ta bort ärenden och handlingar som inte längre är aktuella.

Ska handlingen gallras? Frågan alla organisationer vid någon tidpunkt behöver ta ställning till. Att göra gallringsutredningar, och att slå fast rutiner för hur detta ska ske, kan vara tidskrävande.

Därför har Ciceron Gallring som uppgift att på ett enkelt sätt ta fram de handlingar/ärenden som organisationen har markerat med en gallringsfrist. Med ett knapptryck sätts en gallringsklass. Därefter kan gallring utföras antingen manuellt med hjälp av en sökning, eller automatiskt som en tidsstyrd aktivitet för att undvika extra handpåläggning.

Tack vare Ciceron Gallring får du snabbt en överblick av det som ska gallras. Du kan enkelt granska ärenden eller handlingar, vid behov undanta dem från gallringen och ta ut en gallringsrapport.



Fördelar

  • Enkel utsökning
  • Utsökning via regelverk
  • Flexibel lösning
  • Behörighetsstyrd hantering
  • Ångra borttag

Ciceron Integration Light

Skanna direkt till Ciceron eller skriv ut handlingar från verksamhetssystem till Ciceron.

Dokument som kommer in i pappersform behöver digitaliseras. Denna hantering ska vara så effektiv som möjligt och onödigt dubbelarbete ska undvikas.

Dokument som finns i andra verksamhetssystem, t ex socialtjänstens, kan ibland även behövas i ärendehanteringssystemet och då ska överföringen vara smidig och säker.

Med Ciceron Integration Light kan du välja att skanna direkt till en inkorg i Ciceron Dokument och Ärende utan mellanlagring. Vill du flytta dokument från Procapita eller andra verksamhetssystem skickar handläggaren där ut dem till ärendehanteringssystemet utan att behörigheten bryts.



Fördelar

  • Enkel hantering av skannade dokument utan mellanlagring
  • Säker överföring av dokument som är sekretesskyddade
  • Fungerar för alla verksamhetssystem som har skriv ut-funktion.
  • Lätt att installera

Ciceron Mallar

För en effektiv dokumenthantering.

Dokument hanteras i stora mängder i alla verksamheter, inte minst inom offentlig sektor där kraven på tillgänglighet och användarvänlighet är stora.

Standardiserade mallar för blanketter och dokument är därför en förutsättning för en effektiv dokumenthantering.

Ciceron Mallar kan användas i dokument- och ärendehantering, vid mötesadministration och för att skapa rapporter.

Mallarna gör det enkelt att skapa olika typer av dokument som följer organisationens grafiska profil och därmed får ett enhetligt utseende. Med en knapptryckning kan användaren få fram önskad mall och kan sedan koncentrera sig på innehållet - den grafiska profilen slår igenom automatiskt, från logotyp till teckensnitt.



Fördelar

  • Effektiv dokumenthantering
  • Anpassade till egen grafisk profil
  • Ett komplett mallpaket

Ciceron Signering

En hållbar och rättssäker digital signering.

Kan man lita på en digital signatur och hur säkerställer man att den inte förvanskas eller försvinner? Kan man underteckna vilket dokument som helst med digital signatur eller behöver man papper och penna för vissa typer av signering?

Ciceron Signering ser till att dokumentet signeras av berörda parter och att signaturen är rättssäker och hållbar över tid. Papper och penna behövs inte längre.



Fördelar

  • Enkel att använda
  • Samma dokument signeras av flera parter
  • Miljövänlig
  • Hållbar över tid

 

Ciceron Sök

Dela allmänna handlingar på ett säkert och effektivt sätt.

Medborgarens och medias rätt till att ta del av allmänna handlingar kan innebära tidskrävande manuell hantering i form av telefonsamtal och e-post.

Med Ciceron Sök kan man på ett enkelt och säkert sätt publicera allmänna handlingar och göra dem sökbara samtidigt som de registreras.

Ciceron Sök ser till att rätt information är nåbar för rätt målgrupp och att känslig information skyddas på rätt sätt.



Fördelar

  • Enkel sökning
  • Avancerad nedladdningsfunktionalitet
  • Dela vidare på sociala medier
  • Visas i organisationens färg och form
  • Färdiga sökresultat för “Veckans post och Dagens post”
  • Sammanträden med underlag och resultat

 

twoday

Kontakta oss

Om du är intresserad av någon av våra tilläggstjänster så fyll i formuläret så kontaktar vi dig!