Ciceron dokument- och ärendehanteringssystem stöttar digitaliseringsprojekt inom kommunen

Projektet startade i augusti 2021 och planerades vara klart under hösten 2022. Projektet var indelat i tre faser: kravställning och upphandling, planering och förberedelse samt införande. Första fasen var klar i januari 2022 och efter fas två var klar till försommaren drog införandeprojektet igång med en tight leveransplan – att ha Ciceron färdigt för bruk i verksamheten under september-oktober 2022. 

Från starten i augusti 2021 bidrog varje förvaltning med dedikerade resurser som tillsammans med det centrala projektteamet jobbat med krav, utvärdering och förberedelser inför införandet. I stort sett var samma gäng med under hela resan och den tidigare referensgruppen är numera Ciceron-superanvändare och ambassadörer.

Viktiga moment i förberedelse- och planeringsfasen var att analysera ärendeflödena, avsluta ärenden och att synka projektaktiviteterna med nämndschemat. Allt i det tidigare DoÄ-systemet skulle konverteras och flyttas till Ciceron. Flyttstädning påbörjades och många ärenden avslutades i de tolv aktiva diarierna. Detta för att få en smidig övergång genom att ha så mycket som möjligt i status avslutat för att få en enklare mappning mellan status i det tidigare DoÄ-systemet och status i Ciceron. Planering av att kunna hantera nämndprocessen både innan och efter flytten startades då verksamheten skulle vara systemlösa under övergångsperioden. 

I införandefasen var provkonverteringen och utbildningen ett bra sätt att lära sig och förstå Ciceron. Att anpassa arbetssätt och rutiner är inte helt lätt och kräver ett kontinuerligt arbete tillsammans under en längre period. Den aktiviteten fortsätter även efter projektets slut. twodays ansats var att använda befintlig funktionalitet och komma med förbättringsförslag som inte bara gynnar Sollentuna kommun, utan gagnar alla kunder.

I utrullningssteget var utbildningen en stor utmaning. Utbildningsplanen var att centralt hålla utbildningar för superanvändarna som sedan i sin tur utbildade handläggarna på respektive förvaltning. Även tillgång till korta instruktionsfilmer och möjlighet till drop-in support för att ge användaren bra stöd.

I början på 2023 sker lanseringen av kopplingen till kommunens e-underskriftstjänst för personlig underskrift, och senare också möjligheten att skicka till andra interna och externa för signering. Under våren planeras även en koppling av e-tjänster till Ciceron för automatisk registrering.