Skip to content

Sollentuna kommun

Ciceron dokument- och ärendehanteringssystem stöttar digitaliseringsprojekt inom kommunen

Om kunden

Sollentuna kommun vill ta vara på alla de möjligheter som digitaliseringen ger och strävar hela tiden efter att kunna erbjuda ännu bättre service till både invånare och företagare.

Lika viktigt är det även att internt inom kommunen kunna effektivisera och ha ett bra IT-stöd som ger god användbarhet och support för de anställda. Digitalisering och utveckling inom IT är viktigt för hur kommunen hanterar kommande utmaningar och förändringar.

Kvinna står i Sollentuna centrum

Fotograf: Paulina Westerlind

Bakgrund om projektet

Då Sollentuna kommun stod inför en ny upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem under 2021 definierades behoven till ett system som: 

  • Stöttar verksamheten och digitaliseringen bättre.
  • Ger möjlighet att integrera med andra verksamhetssystem och tjänster.
  • Är enklare att administrera så att kommunen kan göra mer själva.
  • Har en bättre förvaltningskostnad.


Valet föll därför på twoday med lösningen Ciceron dokument- & ärendehanteringssystem.

Kravställning & behovsanalys

Projektet startade i augusti 2021 och planerades vara klart under hösten 2022. Projektet var indelat i tre faser: kravställning och upphandling, planering och förberedelse samt införande. Första fasen var klar i januari 2022 och efter fas två var klar till försommaren drog införandeprojektet igång med en tight leveransplan – att ha Ciceron färdigt för bruk i verksamheten under september-oktober 2022. 

Från starten i augusti 2021 bidrog varje förvaltning med dedikerade resurser som tillsammans med det centrala projektteamet jobbat med krav, utvärdering och förberedelser inför införandet. I stort sett var samma gäng med under hela resan och den tidigare referensgruppen är numera Ciceron-superanvändare och ambassadörer.

Viktiga moment i förberedelse- och planeringsfasen var att analysera ärendeflödena, avsluta ärenden och att synka projektaktiviteterna med nämndschemat. Allt i det tidigare DoÄ-systemet skulle konverteras och flyttas till Ciceron. Flyttstädning påbörjades och många ärenden avslutades i de tolv aktiva diarierna. Detta för att få en smidig övergång genom att ha så mycket som möjligt i status avslutat för att få en enklare mappning mellan status i det tidigare DoÄ-systemet och status i Ciceron. Planering av att kunna hantera nämndprocessen både innan och efter flytten startades då verksamheten skulle vara systemlösa under övergångsperioden. 

Införande och utbildning

I införandefasen var provkonverteringen och utbildningen ett bra sätt att lära sig och förstå Ciceron. Att anpassa arbetssätt och rutiner är inte helt lätt och kräver ett kontinuerligt arbete tillsammans under en längre period. Den aktiviteten fortsätter även efter projektets slut. twodays ansats var att använda befintlig funktionalitet och komma med förbättringsförslag som inte bara gynnar Sollentuna kommun, utan gagnar alla kunder.

I utrullningssteget var utbildningen en stor utmaning. Utbildningsplanen var att centralt hålla utbildningar för superanvändarna som sedan i sin tur utbildade handläggarna på respektive förvaltning. Även tillgång till korta instruktionsfilmer och möjlighet till drop-in support för att ge användaren bra stöd.

I början på 2023 sker lanseringen av kopplingen till kommunens e-underskriftstjänst för personlig underskrift, och senare också möjligheten att skicka till andra interna och externa för signering. Under våren planeras även en koppling av e-tjänster till Ciceron för automatisk registrering. 

Målsättning & resultat

Målsättningen för projektet sattes tidigt inom verksamheten. De mål som projektet skulle arbeta mot var:

  • Arbete med kravställning och förberedande upphandlingsunderlag.
  • Upphandla ett nytt kommungemensamt dokument- och ärendehanteringssystem.
  • Förbereda och genomföra ett införandeprojekt.
  • Anpassa arbetssätt och rutiner.
  • Rulla ut det nya DoÄ-systemet till verksamheten.
  • Etablera förvaltning och support. 


"Det som utmärker projektet och som vi är extra nöjda med är det goda samarbetet med verksamheten. Projektet flöt på bra tack vare det otroliga engagemanget och stöttningen från verksamheten och kommunens ledning. Även det smidiga samarbetet med twoday som arbetar lösningsorienterat, och levererar med erfarna och kunniga konsulter. Vi är nöjda med konfigureringsmöjligheterna för att kunna behålla tidigare etablerad terminologi", berättar  Sofie Thorslund, förvaltningsledare på Sollentuna kommun och fortsätter:

"Tidplanen för införandefasen höll – tack vare erfarenhet och tydliga rutiner både hos twoday och kommunens IT-avdelning. Packning och överföring av filarkivet från det tidigare DoÄ-systemet tog ganska precis 24 timmar."

Kvinna padlar kanot

Fotograf: Paulina Westerlind

Från det tidigare DoÄ-systemet flyttades:

 

86 943

ärenden

467 938

ärendedokument

43 410

fristående dokument

16,4 GB

från filarkivet

“Vi är imponerade av leveransförmågan och smidigheten i samarbetet med twoday. De har visat djup kunnighet inom området dokument- och ärendehantering, samt att de känner sitt system ut och in och är villiga att dela med sig av den kunskapen.”

Anneli Tjäder, kanslichef & Sofie Thorslund, förvaltningsledare
Sollentuna kommun

Kontakta oss

Har du några frågor gällande twoday eller våra tjänster, är du välkommen att ta kontakt med oss! Fyll in din information i formuläret så återkopplar vi till dig så fort vi kan.