Skip to content

CBS

CBS får ny finanslösning och tillhörande BI-grund

Kundprojekt

Med den nya BI-grunden kan CBS utveckla baserat på en standardiserad ramverk.

case-cbs-hero

Uppgradering av centrala källsystem

Copenhagen Business School är Danmarks största utbildnings- och forskningsinstitution inom samhällsvetenskap och företagsekonomi med cirka 20 000 studenter och 1 500 anställda. För att stödja CBS beslutsfattande och utvecklingsprocesser visar avdelningen för affärsinformation och analys data och rapporter för cirka 1 500 Power BI-användare, vilket hjälper till att säkerställa sammanhanget mellan data och processer i organisationen.

Under flera år har CBS velat uppgradera sitt finansiella och affärssystem till Navision Stat, som är statens decentraliserade finansiella förvaltningssystem. Innan detta kunde förverkligas fanns det ett behov av en stor anpassning och ersättning av deras system samt BI-grund. Uppgraderingen till Navision Stat innebar ersättning av fem av CBS centrala källsystem. Systemen var beroende av varandra och måste därför uppgraderas samtidigt.

"Ett av framgångskriterierna var att vi måste rapportera relativt snabbt efter att projektet hade gått live. Så vi kunde inte vänta på att lösningen skulle vara fullt utvecklad och att alla källsystem skulle vara implementerade innan vi kunde börja arbeta med rapporteringslösningen. Därför var det nödvändigt att ha twoday ombord; så det var en konstant utveckling", säger Kristian Dyhr, CFO på CBS.

case-cbs-students

Det tekniska migrationsprojektet blev ett affärsutvecklingsprojekt

twoday fick i uppgift att hjälpa till med att migrera CBS befintliga BI-lösning till en ny lösning, men det blev snart klart att det fanns flera oklarheter som behövde klarläggas innan projektet kunde påbörjas:

"Det var inte möjligt att arbeta med deadlines eftersom det fanns så mycket som behövde klarläggas längs vägen. Vi kom därför överens med twoday om att hålla scenarier öppna och välkomna eventuella förändringar. Det var på många sätt en iterativ process", säger Mette Dybkjær, Team Manager, Business Information & Analytics på CBS.

Uppgraderingen av deras källsystem inkluderade en uppdatering av följande dataområden:
  • Redovisning och finansiell förvaltning
  • Budgetering
  • Registreringshantering
  • Studiebetalningar
  • Resursförvaltning
  • Lönefördelning/uppföljning

Eftersom källsystemen var så centrala utvecklades projektet snabbt från att vara ett rent tekniskt migrationsprojekt till också att vara ett affärsutvecklingsprojekt. Förutom twoday arbetade tre andra konsultfirmor på CBS som alla byggde på separata källsystem samtidigt. Det fanns därför ett behov av att se saker över processer och avdelningar:

"twoday var bra på att styra dialogen mot resultat tillsammans med de andra externa konsulterna. De var mycket fokuserade på att få den slutliga lösningen i mål. De är inte bara tekniska hantverkare utan har också affärsorienterade kompetenser så det finns en förståelse mellan programmerare och verksamheten", säger Kristian Dyhr.

Det var ett nära samarbete mellan CBS och twoday med veckovisa möten med stor transparens från båda parter där utmaningar och framsteg kunde diskuteras. Alla projektleveranser var tidsboxade med två veckors utveckling följt av 1 vecka av testning. På så sätt levererades delar av projektet kontinuerligt till CBS under hela utvecklingsprocessen.

En stark BI-grund


Projektet började med att dra de övergripande linjerna för att skapa en gemensam förståelse för vad CBS behövde. Bland annat gjordes olika arkitektoniska designförslag för att klargöra vilka källsystem som redan innehöll eller borde innehålla olika huvud- och transaktionsdata som andra system kunde använda - och därmed säkerställa datakonsistens för BI-lösningen och CBS 'systemlandskap.

Även om projektet var större än vad CBS hade förväntat sig från början, har de nu en riktigt bra grund att fortsätta utveckla på.

"Projektet med twoday har hjälpt till att utmana och stärka mognaden i hur vi arbetar och vidareutveckla våra kompetenser på BI-fronten. Vi har blivit mer medvetna om vad som krävs för att kunna hantera ett sådant projekt i framtiden; det kräver mogna dataområden och behov samt erkännandet av att inte uppnå allt 100% i första rundan", säger Mette Dybkjær.

case-cbs-students-2

Standardiserat arbetssätt

Genom nära samarbete, stort stöd från ledningen på CBS och en vilja att förändras har CBS nu några väl fungerande källsystem och en BI-grund med standardiserade arbetsflöden som fungerar utan problem:

"Vi har en lösning som fungerar över hela organisationen. Dessutom har vi på BI-sidan en mycket bättre grund för vårt eget arbete. Vi har nu ett förbättrat standardiserat arbetssätt och vi håller bättre koll på de jobb som körs. På så sätt är vi bättre förberedda att reagera om utmaningar uppstår," säger Mette Dybkjær.

Den nya BI-grunden och de tillhörande utvecklingsprocesserna överlämnades under en period på två månader med en konsult från twoday kvar som implementeringsstöd några dagar i veckan för att utrusta CBS tekniska kompetenser för de nya processerna. På så sätt kunde CBS kontinuerligt börja vidareutveckling med en konsult på sidolinjen.

"Vi har inte behövt ringa twoday sedan överlämnandet, vilket är verkligen positivt och ett tecken på att lösningen fungerar stabilt och att det har varit ett noggrant och seriöst engagemang i de avslutande faserna. Det är en enorm fördel att vi inte har varit beroende av konsulter efteråt."

Kristian Dyhr, CFO på CBS

Kontakta oss

Vill du veta mer? Fyll i formuläret så hör vi av oss!