Norrbottens e-nämnd

Norrbottens e-nämnd väljer twoday för säker informationshantering

Om kunden

Kommunerna i Norrbotten ingår i en gemensam nämnd för implementering av regeringens intentioner för e-samhället, kallad Norrbottens e-nämnd. E-nämnden syftar till att med medborgarens fokus och med verksamhetens behov som utgångspunkt stödja kommunerna i Norrbotten för en snabbare utveckling inom e-förvaltning och digitalisering.

E-nämnden har valt twoday som digitaliseringspartner inom flera olika områden. De områden omfattar bland annat e-arkiv, dokument- och ärendehantering, autentiseringslösningar och systemintegrationer.

Funktionell och effektiv ärendehanteringsprocess

I april 2021 tecknade e-nämnden ett avtal med twoday gällande dokument- och ärendehantering. Målet med upphandlingen är att införa ett nytt modernt, funktionellt och användarvänligt system för dokument- och ärendehanteringsprocessen som bidrar till en effektiv och säker handläggning, så som registrering, handläggning, möteshantering samt expediering/publicering.

– Vår utmaning är att på ett smidigt och rationellt sätt göra de kommunala handlingarna mer tillgängliga för medborgarna via den kommunala hemsidan utan dubbelarbete samt att få handlingar som medborgarna skickar in via e-tjänster att direkt landa i ärendehanteringssystemet, säger Lars Nilsson, arkivarie på Gällivare kommun.

Ciceron Dokument- och Ärendehantering finns tillgänglig som både on-premlösning, dvs. Installerad lokalt hos aktuell kommun och som molntjänst som driftas av twoday. Det är upp till respektive kommun att själv besluta om vilken driftsform man väljer. Kommunerna har också möjlighet till att migrera från lokal installation till molnlösning under avtalsperioden.

Hållbar modell för e-arkivering

Varje kommun har själva möjlighet att avgöra när i tid man önskar starta en digital arkivering av information. I dagsläget är det framför allt Piteå, Luleå och Gällivare som har varit aktiva i ett införande.

Under hösten utökar twoday sitt konsultteam genom ett samarbete med företaget: Information Minds, som kommer att erbjuda konsulttjänster inom e-arkivering. Nämnas bör att det finns ett väl definierat uppstartspaket som kan hjälpa kommunerna att ta första steget i att etablera ett e-arkiv samtidigt som man får hjälp med att skapa en hållbar modell för e-arkivering.

Gemensam inloggningsmetod för alla kommuner

14 av Norrbottens kommuner använder sig av våra BankID och Freja eID’s lösningar. Alla kommuner använder sig av samma inloggningsmeny som är BankID, Freja, samt Foreign eID. E-nämnden kan då gemensamt använda inloggningsmetoden där utseendet och beteendet blir gemensamt för alla kommunernas användare vilket borgar för en enklare upplevelse. Detta kan även underlätta i framtiden för användning och inloggning av gemensamma tjänster som t ex dokument- och ärende. Alla kommuner har integration mot Open ePlatform där de använder samma login-metoder.

Vissa av kommunerna har även valt att anpassa valen efter egna behov för att lägga till ytterligare inloggningsmetoder. En del har även integrationer mot Procapita Lifecare, LMO appen samt Sokigo. Det är både autentisering samt signering som används och alla använder sig av samma gemensamma certifikat.